Gestion Locative : Le Guide Complet pour les Propriétaires
*Ce guide est à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal personnalisé.*
Vous êtes propriétaire-bailleur. Chaque mois, la même routine : encaisser les loyers, émettre les quittances, relancer un impayé, répondre à un locataire, anticiper un départ... La gestion locative ressemble à un travail à temps partiel. Sauf que personne ne vous rémunère pour ces heures.
Alors, que faire ? Tout gérer vous-même au risque d'y passer vos soirées ? Déléguer à une agence qui prélève 6 à 10 % de vos loyers chaque mois ? Ou utiliser un logiciel qui automatise les tâches répétitives pour une fraction du coût ?
Ce guide complet vous aide à trancher. Vous y découvrirez les trois modes de gestion locative immobilière, un comparatif chiffré des coûts, le fonctionnement du mandat de gestion, les avantages de la gestion en ligne, et un angle que personne ne traite : le lien entre votre gestion quotidienne et votre déclaration fiscale LMNP.
Pour un comparatif détaillé des logiciels, consultez notre comparatif des logiciels de gestion locative.
Qu'est-ce que la gestion locative ?
Définition de la gestion locative
La gestion locative désigne l'ensemble des actions administratives, comptables et techniques nécessaires à la bonne administration d'un bien immobilier mis en location, depuis la recherche du locataire jusqu'à la déclaration fiscale des revenus locatifs.
Elle s'applique à tous les types de biens : meublé, nu, résidence principale, saisonnier. Le propriétaire peut l'assurer lui-même ou la confier à un professionnel titulaire d'une carte professionnelle « G » (carte de gestion immobilière), délivrée par la CCI.
L'activité de gestion locative exercée par un professionnel est encadrée par la loi Hoguet (loi n° 70-9 du 2 janvier 1970) et son décret d'application n° 72-678 du 20 juillet 1972. Cette loi impose la détention de la carte « G », une garantie financière, une assurance responsabilité civile professionnelle et la tenue d'un registre des mandats.
La loi ALUR (loi n° 2014-366 du 24 mars 2014) a renforcé les obligations de transparence : affichage obligatoire des honoraires TTC, mentions alourdies dans les mandats, et encadrement des frais facturés aux locataires.
Retrouvez toutes les définitions dans notre glossaire LMNP.
Les tâches couvertes par la gestion locative
Concrètement, la gestion locative couvre dix grandes missions :
- Recherche et sélection des locataires (dossier, solvabilité);
- Rédaction du bail et annexes obligatoires (diagnostics, contrat type conforme au décret 2015-587);
- Réalisation des états des lieux (entrée et sortie);
- Encaissement des loyers et émission des quittances;
- Régularisation annuelle des charges locatives;
- Révision du loyer (application de l'IRL, l'Indice de Référence des Loyers);
- Gestion des travaux et réparations;
- Relance des impayés et gestion des contentieux;
- Gestion de la fin de bail (préavis, congé);
- Déclaration fiscale des revenus locatifs.
La plupart des propriétaires oublient la tâche n° 10. Or, en location meublée au régime réel (LMNP), la déclaration est complexe : il faut produire une liasse fiscale complète (formulaires 2031 et 2033-A/B/C/D). C'est exactement le lien que fait Locaeo entre gestion quotidienne et fiscalité.
Bon à savoir : Le bailleur est tenu de transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Mais attention : la quittance ne peut être délivrée que si le paiement est intégral. En cas de paiement partiel, vous devez émettre un reçu de paiement, et non une quittance. Cette distinction est une obligation légale souvent méconnue.
Les 3 modes de gestion locative : directe, agence ou logiciel
Trois options s'offrent à vous pour gérer votre bien. Chacune a son rapport coût/contrôle. Voici comment choisir.
La gestion directe par le propriétaire
En gestion locative particulier, vous gérez tout vous-même : recherche de locataires, rédaction du bail, encaissement des loyers, émission des quittances, gestion des travaux, déclaration fiscale.
Avantages : coût nul (aucun honoraire), contrôle total sur les décisions, relation directe avec le locataire.
Inconvénients : chronophage (comptez 5 à 10 heures par mois et par bien), risque juridique si non-conformité aux lois en vigueur (loi du 6 juillet 1989, loi ALUR, décret 2015-981 sur le mobilier obligatoire), et pas d'expertise fiscale intégrée.
Pour qui ? Un propriétaire d'un ou deux biens, disponible, à l'aise avec l'administratif et la législation locative.
La délégation à une agence immobilière
Vous préférez déléguer votre gestion locative ? La solution classique consiste à signer un mandat de gestion avec une agence de gestion locative. L'agence prend en charge tout ou partie des missions en échange d'honoraires, généralement calculés en pourcentage du loyer.
L'agent immobilier doit détenir la carte professionnelle « G » délivrée par la CCI, être couvert par une assurance responsabilité civile et disposer d'une garantie financière.
Avantages : tranquillité d'esprit, expertise juridique et technique, gestion des sinistres, interlocuteur unique.
Inconvénients : coûteux (6 à 10 % TTC du loyer), manque de transparence possible sur les frais annexes, perte de contrôle sur certaines décisions.
Pour qui ? Un propriétaire de biens multiples, éloigné géographiquement, ou ne souhaitant pas s'impliquer au quotidien.
La gestion via un logiciel en ligne
Troisième voie : le logiciel de gestion locative. Vous conservez le contrôle direct tout en automatisant les tâches récurrentes. Génération de quittances, suivi des paiements, relances impayés, génération de baux conformes à la loi ALUR tout est piloté depuis une interface en ligne.
Le marché propose des solutions entre 0 et 15 EUR/mois par bien : Rentila (de 0 à 9,90 EUR HT/mois), BailFacile (9,99 EUR/mois/bien), GérerSeul (14,90 EUR/mois/bien). Certains logiciels, comme Locaeo, offrent la gestion locative gratuite.
Avantages : coût très réduit (0 à 40 EUR/mois), automatisation des tâches répétitives, accessibilité 24h/24, conformité légale des documents, portail locataire.
Inconvénients : nécessite un minimum d'implication, pas d'intervention physique (travaux, états des lieux sur place).
Pour qui ? Un propriétaire souhaitant garder le contrôle tout en automatisant, sensible aux coûts, à l'aise avec le numérique.
Tableau comparatif des 3 modes de gestion
| Critère | Gestion directe | Agence immobilière | Logiciel en ligne |
|---|---|---|---|
| Coût mensuel (loyer 800 EUR) | 0 EUR | 48-80 EUR (6-10 %) | 0-40 EUR |
| Temps propriétaire | 5-10h/mois | 0-1h/mois | 1-2h/mois |
| Conformité juridique | À vos risques | Assurée (professionnels) | Modèles conformes fournis |
| Déclaration fiscale | Non incluse | Non incluse (ou en supplément) | Incluse chez Locaeo |
| Portail locataire | Non | Variable | Oui (la plupart) |
| Contrôle | Total | Limité | Total |
| Idéal pour | 1-2 biens, disponible | Multi-biens, expatrié | 1-10 biens, autonome |
Combien coûte la gestion locative ? Tarifs et frais détaillés
La question que tout propriétaire se pose : combien coûte la gestion locative réellement ? La réponse dépend du mode de gestion choisi, mais aussi de frais souvent oubliés.
Les frais de gestion locative en agence (6-10 % du loyer)
Les frais de gestion locative en agence se situent généralement entre 5 et 10 % TTC du loyer charges comprises, avec une moyenne nationale autour de 7 à 8 % TTC. Les agences en ligne proposent des tarifs de gestion locative plus compétitifs, entre 3,9 et 6 % TTC (source : FNAIM, données marché 2025-2026 ; service-public.gouv.fr).
Les honoraires de gestion locative courante sont librement fixés par l'agence et intégralement à la charge du propriétaire bailleur. Ils ne peuvent en aucun cas être répercutés sur le locataire.
Exemple concret : Pour un loyer de 800 EUR charges comprises :
- Agence traditionnelle à 8 % : 64 EUR/mois, soit 768 EUR/an
- Agence en ligne à 4,5 % : 36 EUR/mois, soit 432 EUR/an
- Logiciel Locaeo : 0 EUR/mois (gestion locative gratuite)
Les frais annexes souvent oubliés
Au-delà des honoraires de gestion courante, les agences facturent souvent des frais supplémentaires qui alourdissent la facture :
- Frais de mise en location (pour chaque nouveau locataire) : ils peuvent atteindre un mois de loyer. Seuls quatre types de frais de mise en location peuvent être partagés entre bailleur et locataire : la visite, la constitution du dossier, la rédaction du bail et l'état des lieux d'entrée.
- Garantie Loyers Impayés (GLI) : environ 2 à 3 % TTC du loyer en supplément.
- Frais d'état des lieux : plafonnés à 3 EUR/m² sur l'ensemble du territoire.
- Gestion de travaux : parfois une commission de 5 à 10 % sur les travaux coordonnés.
- Assurance PNO (Propriétaire Non Occupant) : proposée en option payante.
Les plafonds des honoraires de mise en location à la charge du locataire sont fixés par le décret 2014-890 du 1er août 2014 :
| Zone | Plafond honoraires mise en location (par m²) |
|---|---|
| Zone très tendue (Paris et 76 communes) | 12 EUR/m² |
| Zone tendue | 10 EUR/m² |
| Reste du territoire | 8 EUR/m² |
| État des lieux d'entrée (tout le territoire) | 3 EUR/m² |
Ces plafonds sont révisés chaque 1er janvier selon la variation de l'IRL.
Le vrai coût annuel de la gestion locative simulation complète
Prenons un cas concret : un T2 de 45 m², loué 800 EUR/mois en zone tendue, avec un changement de locataire tous les 3 ans.
| Poste | Agence traditionnelle (8 %) | Agence en ligne (4,5 %) | Logiciel Locaeo |
|---|---|---|---|
| Gestion courante (annuelle) | 768 EUR | 432 EUR | 0 EUR |
| GLI (2,5 % du loyer) | 240 EUR | 240 EUR | N/A (à souscrire indépendamment) |
| Mise en location (amortie sur 3 ans) | 150 EUR | 150 EUR | 0 EUR (vous gérez) |
| État des lieux (amorti sur 3 ans) | 45 EUR | 45 EUR | 0 EUR (vous gérez) |
| Total annuel | ~1 203 EUR | ~867 EUR | ~0 EUR |
| Économie vs agence traditionnelle | — | 336 EUR/an | ~1 203 EUR/an |
Le constat est sans appel : sur 10 ans, confier un seul bien à une agence traditionnelle coûte environ 12 000 EUR. Un logiciel de gestion locative en ligne réduit cette facture de 80 à 100 %.
Bon à savoir : Les frais de gestion locative (honoraires d'agence, frais de comptable, frais de plateforme de gestion) sont déductibles des revenus locatifs au régime réel, que ce soit en revenus fonciers (location nue) ou en BIC (location meublée LMNP). Consultez notre guide de la fiscalité LMNP pour en savoir plus.
Comparez le coût de votre agence vs Locaeo. Gestion locative gratuite, déclaration LMNP incluse. Découvrez nos tarifs.
Le mandat de gestion locative : ce qu'il contient
Si vous choisissez de confier votre bien à une agence, vous signerez un mandat de gestion locative. Voici ce que vous devez savoir avant de vous engager.
Définition et cadre légal (loi Hoguet)
Le mandat de gestion locative est un contrat écrit, obligatoirement rédigé en double exemplaire, par lequel le propriétaire (mandant) confie la gestion de son bien à un professionnel (mandataire). Ce contrat est encadré par l'article 6 de la loi Hoguet du 2 janvier 1970 et les articles 65 et 72 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972.
Le mandataire doit détenir la carte professionnelle « G », être couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle et une garantie financière. Le mandat doit être numéroté et inscrit au registre des mandats de l'agence.
Les clauses essentielles du mandat
Le mandat de gestion locative doit contenir obligatoirement les éléments suivants :
- Identité et adresse des parties (propriétaire et gestionnaire);
- Désignation du bien (adresse, description, lot de copropriété);
- Numéro de carte professionnelle « G » et CCI de délivrance;
- Montant de la garantie financière;
- Liste détaillée des missions confiées (distinction entre gestion courante et prestations complémentaires);
- Montant et modalités de rémunération du mandataire;
- Durée du mandat et conditions de reconduction;
- Conditions de résiliation (préavis, motifs);
- Obligation de compte rendu de gestion (au moins annuel).
| Clause | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Missions confiées | Distinguer gestion courante (incluse) et prestations en sus (GLI, travaux, contentieux) |
| Rémunération | Pourcentage exact TTC, base de calcul (loyer HC ou CC), frais annexes |
| Durée | Maximum légal : 30 ans. En pratique : 1 an renouvelable par tacite reconduction |
| Résiliation | Préavis (1 à 3 mois), modalités (LRAR) |
| Compte rendu | Fréquence (annuel minimum), contenu (loyers perçus, charges, travaux, solde) |
Le mandataire doit rendre compte de sa gestion au propriétaire au minimum une fois par an. Ce compte rendu récapitule les loyers perçus, les charges acquittées, les travaux réalisés et le solde reversé au propriétaire.
Conseil : Vérifiez que le mandat précise bien le périmètre des actes autorisés. Certaines agences ajoutent des prestations facultatives facturées en supplément. Exigez un tableau détaillé de tous les frais avant de signer.
Comment résilier un mandat de gestion locative
La durée maximale d'un mandat de gestion locative est de 30 ans (loi Hoguet). En pratique, la majorité des mandats sont conclus pour un an, renouvelable par tacite reconduction.
La loi Chatel (n° 2005-67 du 28 janvier 2005, modifiée par la loi n° 2008-3 du 3 janvier 2008) vous protège : le mandataire est obligé de vous informer, par écrit, de la possibilité de ne pas reconduire le contrat. Cette information doit arriver entre 3 mois et 1 mois avant la date de reconduction.
Si l'agence ne respecte pas cette obligation, vous pouvez résilier le mandat à tout moment, sans pénalité.
Pour résilier dans les règles :
- Vérifiez la date d'échéance de votre mandat;
- Envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception en respectant le préavis contractuel (généralement 1 à 3 mois);
- Aucune indemnité de résiliation ne peut être exigée si vous respectez le préavis.
Les avantages de la gestion locative en ligne
Gérer votre bien depuis votre canapé, en quelques clics ? C'est la promesse de la gestion locative en ligne. Voici pourquoi de plus en plus de propriétaires franchissent le pas.
Automatisation des tâches répétitives
Les logiciels de gestion locative automatisent les corvées qui grignotent vos soirées :
- Envoi automatique des quittances de loyer : conformes à l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989, elles sont générées et envoyées chaque mois sans intervention de votre part.
- Relances impayés programmées : email ou SMS dès le premier jour de retard.
- Révision automatique du loyer : le calcul de l'IRL est intégré, appliqué à la date anniversaire du bail.
- Régularisation des charges en quelques clics.
- Génération de baux conformes : les modèles respectent le contrat type fixé par le décret 2015-587 du 29 mai 2015.
Résultat : vous gérez votre gestion locative en quelques minutes par mois au lieu de plusieurs heures.
Réduction drastique des coûts
Le calcul est simple. Avec un logiciel en ligne, vous payez entre 0 et 40 EUR par mois, contre 48 à 80 EUR chez une agence traditionnelle. Pas de frais de mise en location, pas de commission sur les travaux.
Certaines plateformes comme Locaeo offrent la gestion locative gratuite : baux, quittances, relances, tout est inclus, sans abonnement.
L'économie moyenne se situe entre 600 et 1 200 EUR par an et par bien par rapport à une agence.
Documents conformes et à jour
La conformité juridique est un casse-tête pour le propriétaire en gestion directe. Un logiciel vous protège :
- Modèles de bail conformes à la loi ALUR et au décret du 29 mai 2015;
- Quittances de loyer conformes (avec la distinction quittance/reçu en cas de paiement partiel);
- États des lieux numériques avec photos;
- Mise à jour automatique en cas d'évolution législative.
L'inventaire du mobilier est obligatoire pour toute location meublée. Le décret 2015-981 du 31 juillet 2015 liste 11 éléments minimum : literie, dispositif d'occultation des fenêtres (chambres), plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur (avec compartiment inférieur ou égal à -6 °C), vaisselle, ustensiles de cuisine, table et sièges, étagères de rangement, luminaires, matériel d'entretien ménager. Un logiciel complet vous fournit une checklist conforme.
Portail locataire et communication simplifiée
Fini les échanges par SMS éparpillés. Un portail locataire offre un espace en ligne où le locataire retrouve ses quittances, ses documents, et peut soumettre ses demandes. Les échanges sont tracés et horodatés. La transparence réduit les litiges.
Tableaux de bord et suivi financier
Un bon logiciel de gestion locative vous donne une vision en temps réel :
- Loyers encaissés et impayés en un coup d'oeil;
- Export comptable pour la déclaration fiscale;
- Suivi des charges, des travaux, de la rentabilité;
- Alertes personnalisées : fin de bail, échéances, loyers en retard.
Locaeo : votre gestion locative 100 % gratuite. Baux, quittances, relances, portail locataire — tout inclus. Créez votre compte gratuitement.
Gestion locative et fiscalité : le lien avec la déclaration LMNP
La gestion locative ne s'arrête pas à l'encaissement des loyers. En location meublée, elle se prolonge jusque dans votre déclaration fiscale.
Pourquoi la gestion locative ne s'arrête pas à l'encaissement des loyers
En LMNP (Loueur Meublé Non Professionnel) au régime réel simplifié, les loyers perçus constituent des recettes BIC (bénéfices industriels et commerciaux). Vous devez tenir une comptabilité et produire une liasse fiscale (formulaires 2031 et 2033-A/B/C/D).
Au régime micro-BIC, la déclaration est simplifiée : vous bénéficiez d'un abattement forfaitaire de 50 % sur vos recettes locatives, avec un plafond de 77 700 EUR de chiffre d'affaires annuel pour la location meublée longue durée. Pour les meublés de tourisme non classés, le plafond est réduit à 15 000 EUR avec un abattement de 30 % (loi Le Meur n° 2024-1039 du 19 novembre 2024).
Le problème concret : la plupart des logiciels de gestion locative ne gèrent pas la partie fiscale. Le propriétaire doit utiliser un outil séparé ou payer un comptable spécialisé (entre 400 et 900 EUR par an et par bien).
Pour une vision globale du statut, consultez notre guide complet du LMNP.
L'avantage d'un logiciel tout-en-un (gestion + déclaration)
Imaginez : un seul outil pour la gestion quotidienne et la déclaration fiscale. Les données de gestion loyers, charges, travaux alimentent automatiquement la liasse fiscale. Pas de double saisie, pas de risque d'erreur, pas de comptable nécessaire.
En LMNP au régime réel, le propriétaire peut amortir le bien immobilier (hors terrain) et le mobilier. L'amortissement ne peut pas créer ni augmenter un déficit fiscal (article 39 C du CGI). Les amortissements excédentaires sont reportés sans limitation de durée (amortissements différés).
Locaeo est le seul logiciel du marché français à unifier gestion locative gratuite et déclaration LMNP automatique.
Comparatif rapide : un comptable LMNP coûte environ 600 EUR/an par bien. Locaeo coûte 199 EUR/an pour le premier bien, avec la gestion locative offerte. L'économie est immédiate en terme de frais de gestion, déclaration LMNP et aussi économie d’impôt pour le régime LMNP.
Calculez votre économie avec notre simulateur LMNP gratuit.
Les charges de gestion locative déductibles en LMNP
Bonne nouvelle pour votre gestion locative LMNP : les frais de gestion locative, qu'il s'agisse d'honoraires d'agence ou d'un abonnement logiciel, sont intégralement déductibles des revenus locatifs en LMNP au régime réel.
Voici la liste des principales charges déductibles :
- Honoraires d'agence ou frais de plateforme de gestion;
- Assurance PNO (Propriétaire Non Occupant);
- Garantie Loyers Impayés (GLI);
- Taxe foncière (hors TEOM récupérée sur le locataire);
- CFE (Cotisation Foncière des Entreprises);
- Intérêts d'emprunt et assurance emprunteur;
- Travaux d'entretien et réparations;
- Charges de copropriété courantes.
Ces charges réduisent votre résultat fiscal BIC et donc votre impôt. Consultez la liste complète dans notre guide de la fiscalité LMNP.
Pour comprendre les étapes de votre déclaration, consultez notre guide des étapes de la déclaration LMNP.
Bon à savoir : Le dépôt de garantie pour une location meublée est plafonné à 2 mois de loyer hors charges (contre 1 mois pour une location nue). Il doit être restitué dans un délai d'un mois si l'état des lieux de sortie est conforme, ou de deux mois dans le cas contraire.
Pourquoi choisir un logiciel tout-en-un comme Locaeo
Récapitulons le dilemme du propriétaire :
- Gestion directe : gratuit, mais chronophage (5 à 10 heures par mois) et risqué sans expertise juridique ni fiscale.
- Agence immobilière : tranquillité d'esprit, mais coûteux (6 à 10 % du loyer, soit 768 à 1 200+ EUR/an).
- Logiciel classique : économique pour la gestion quotidienne, mais sans module de déclaration fiscale.
Locaeo résout l'équation. C'est le seul logiciel qui unifie gestion locative et déclaration fiscale LMNP :
- Gestion locative gratuite : baux conformes ALUR, quittances automatiques, relances, suivi des loyers, portail locataire.
- Déclaration fiscale LMNP : liasse fiscale automatique (2031 + 2033), amortissements par composants, télétransmission EDI-TDFC.
- Prix : à partir de 199 EUR/an (1er bien), 99 EUR/an (biens suivants).
Ce que vous économisez concrètement
Prenons le cas d'un propriétaire de 3 biens meublés :
| Poste | Solution classique (agence + comptable) | Locaeo (tout-en-un) |
|---|---|---|
| Gestion locative (logiciel type Rentila Gold) | ~99 EUR/an | 0 EUR (gratuit) |
| Comptable LMNP (type Nopillo, 3 biens) | ~599 EUR/an | 0 EUR (inclus) |
| Agence gestion courante (8 %, 1 bien) | ~768 EUR/an | 0 EUR (gratuit) |
| Déclaration fiscale Locaeo | — | 397 EUR/an (199 + 2 × 99) |
| Total annuel | ~1 900 EUR/an | ~397 EUR/an |
| Économie | — | ~1 503 EUR/an |
Sur 10 ans, l'économie dépasse 15 000 EUR. Et vous conservez le contrôle total de votre gestion locative.
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